Nos últimos anos, notei como as consultas virtuais transformaram o atendimento em saúde, oferecendo praticidade tanto para profissionais quanto para pacientes. No entanto, um desafio recorrente está sempre presente: o alto índice de faltas, o chamado absenteísmo. Esse problema não é exclusivo do meio presencial; ele persiste – e até cresce – no ambiente digital. Com dados preocupantes de cidades como União da Vitória, Registro e Santa Bárbara d’Oeste, onde os índices de ausências em consultas médicas chegam a assustar, fica claro que precisamos de um olhar apurado e soluções práticas para combater o problema (União da Vitória, Registro-SP, Santa Bárbara d’Oeste).

Essas ausências impactam negativamente o fluxo do consultório, reduzem oportunidades de atendimento e podem atrasar o progresso de quem busca acompanhamento nutricional. Com base em minha experiência e observação direta, compartilho neste artigo cinco estratégias focadas para reduzir faltas em consultas virtuais. E, claro, destacarei como a tecnologia de plataformas especializadas, como a Nutrio, pode ser parte da resposta para um atendimento mais eficiente e engajado.

Por que as faltas acontecem em consultas virtuais?

Antes de apresentar soluções, gosto de pensar sobre as razões dessas ausências. Nas conversas diárias com colegas, noto alguns fatores recorrentes:

• Falta de hábito do paciente em relação ao atendimento online
• Dificuldades tecnológicas (acesso à internet, uso de apps, etc.)
• Agenda confusa ou esquecimentos
• Sensação de que o virtual pode ser “remarcado fácil”
• Pouca conexão entre profissional e paciente

Para cada uma dessas causas, há estratégias que podem evitar a ausência e manter o vínculo ativo.

1. Personalização e acolhimento na comunicação

Foi observando o dia a dia dos pacientes que percebi como uma comunicação personalizada cria mais conexão. Mandar uma mensagem automatizada e fria pode ser prático, mas pode não gerar engajamento. Ao enviar lembretes de consulta, opte por pequenas adaptações:

• Use o nome do paciente na mensagem.
• Cite rapidamente o assunto a ser tratado ou a evolução esperada.
• Inclua uma frase de acolhimento, demonstrando disponibilidade.

O paciente sente-se lembrado. Não mais um número, mas alguém aguardado.

Na Nutrio, por exemplo, adapto o template de mensagens e percebo maior índice de confirmação quando humanizo o contato, seja enviando por e-mail, WhatsApp ou dentro do próprio sistema.

2. Ferramentas automatizadas de lembrete e confirmação

Não dá para confiar apenas na memória. Estudos municipais apontam que faltas chegam a 24% em Registros de São Paulo só em alguns meses – um número alto quando pensamos em fila de espera e tempo dos profissionais. Lembretes automáticos são fundamentais, mas, em minha experiência, o melhor resultado vem quando o paciente confirma o recebimento e a presença, criando um compromisso duplo.

Lembretes automáticos aumentam a taxa de comparecimento porque reduzem o esquecimento e reforçam a importância do encontro.

Plataformas como a Nutrio permitem configurar esses lembretes e confirmação via agenda sincronizada, e, quando o paciente responde, consigo me programar melhor para eventuais encaixes ou mudanças.

3. Simplificação do acesso e da tecnologia

Já testemunhei pacientes desistirem ou se atrasarem pelo simples motivo de não saberem como usar o sistema da consulta virtual. Isso pode ser facilmente evitado ao:

• Enviar o link da consulta junto ao lembrete, já com instruções claras.
• Indicar a necessidade de baixar aplicativos, se houver, com antecedência.
• Testar áudio e vídeo previamente, em consulta inicial.

Eliminar a barreira da tecnologia deixa a experiência mais fluida e o comparecimento aumenta.

Recursos como videoconferência nativa e áreas do paciente dentro da plataforma Nutrio agilizam tudo, evitando etapas desnecessárias e reduzindo o risco do paciente “se enrolar” na hora da consulta.

4. Criação de rotina e acompanhamento ativo

Um acompanhamento contínuo aumenta o vínculo com o paciente e a sensação de cuidado, dificultando o esquecimento ou a desistência. O envio de pequenas tarefas após a consulta (um desafio alimentar, por exemplo) ou um resumo do último encontro faz diferença. Para complementar, gosto de utilizar recursos que já apresentem o próximo passo da jornada do paciente, com a próxima data destacada na área do usuário.

Essa estratégia é destacada também em artigos sobre engajamento em saúde, como estratégias para aumentar o engajamento do paciente virtual. Na minha prática, quando o paciente enxerga propósito e desenvolvimento no seu acompanhamento, tende a priorizar o comparecimento.

5. Escuta ativa e adaptação do atendimento

Ouvindo relatos dos próprios pacientes, percebo que muitos já perderam compromissos médicos pela sensação de falta de escuta ou inadequação do atendimento. A escuta ativa é fundamental para o paciente se sentir valorizado. Adapto sempre minha postura, trazendo as necessidades do paciente para o centro do atendimento. Utilizo, inclusive, recursos de transcrição por voz nas anotações da Nutrio, facilitando o registro fiel da conversa.

Quando um paciente sente que sua rotina e objetivos são considerados, ele se compromete mais com o tratamento e retorna nas próximas consultas.

Para quem deseja aprofundar esse ponto, sugiro a leitura de referências sobre escuta ativa em consultas de nutrição, que mostram o impacto positivo dessa estratégia no vínculo profissional-paciente.

Outros pontos que potencializam o comparecimento

Além dessas cinco estratégias-chave, é sempre útil combinar boas práticas como comunicação constante, integração entre consultas presenciais e virtuais e análise de adesão do paciente ao tratamento, conforme já detalhei em outros conteúdos do blog. Por exemplo, analisar sinais de baixa adesão pode antecipar ausências e ajudar na intervenção antes que se tornem rotina.

Uma rotina de retorno bem planejada, destacando resultados e próximas metas, também reforça o compromisso, como abordado em consulta de retorno para avaliar resultados.

Por fim, integrar tecnologias e fluxos para o paciente circular entre o presencial e o virtual, conforme sua disponibilidade, pode ser explorado no artigo sobre integração de atendimentos presenciais e virtuais.

Conclusão

Reduzir as faltas em consultas virtuais exige uma abordagem humanizada, uso inteligente da tecnologia e atenção às necessidades e hábitos do paciente. Na minha trajetória, notei que a combinação dessas cinco estratégias transforma a relação profissional-paciente e fortalece o compromisso, resultando em mais presença e melhores resultados. A Nutrio foi pensada justamente para tornar tudo isso possível, conectando profissionais e pacientes com recursos práticos e eficientes.

Se você busca reduzir faltas, aumentar o engajamento e oferecer um atendimento mais próximo e personalizado, convido a conhecer a Nutrio e ver na prática como a tecnologia pode ser sua aliada nesse desafio.

Perguntas frequentes

O que são consultas virtuais?

Consultas virtuais são atendimentos realizados por meio de videoconferência ou outras ferramentas digitais, permitindo que paciente e profissional interajam mesmo estando em locais diferentes. Essa modalidade oferece praticidade, flexibilidade e pode ser tão eficaz quanto as consultas presenciais, desde que bem conduzida.

Como reduzir as faltas em consultas online?

A redução das faltas envolve estratégias como o envio de lembretes automáticos, confirmação de presença, comunicação humanizada e adaptação do atendimento à realidade do paciente. Em minha experiência, plataformas que reúnem essas ferramentas (como a Nutrio) aumentam bastante a taxa de comparecimento.

Vale a pena investir em lembretes automáticos?

Sim. Os lembretes automáticos são ferramentas eficientes para lembrar o paciente sobre o compromisso, reduzindo o esquecimento e aumentando o comparecimento. Segundo dados da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro, o uso de sistemas automatizados de aviso ajuda significativamente na diminuição do absenteísmo.

Quais as melhores estratégias para engajamento?

Em minha opinião, as principais estratégias envolvem comunicação personalizada, acompanhamento ativo, escuta atenta e uso de tecnologia adequada para simplificar o acesso. Outros detalhes estão presentes em conteúdos como estratégias de engajamento do paciente virtual.

Como funciona a confirmação de presença virtual?

A confirmação de presença geralmente acontece por meio de mensagem enviada ao paciente antes da consulta, permitindo a resposta rápida (por e-mail, WhatsApp ou SMS). O paciente confirma se comparecerá ou não, e o sistema, como o da Nutrio, atualiza essa informação na agenda do profissional, evitando surpresas e ausências inesperadas.